Электронный документооборот в системе «КС»

Каждому классу документов в системе «КС» может быть назначен свой маршрут прохождения, состоящий из этапов документооборота, а на каждом этапе назначены возможные состояния. Каждому классу документов назначается хотя бы один этап прохождения Разработка и возможные состояния на этом этапе: Принят к исполнению, Выполнен, Аннулирован.По умолчанию редактирование документа осуществляется на первом этапе «Разработка» в состоянии «Принят к исполнению». После создания и редактирования и сохранения параметров документ переводится в состояние «Выполнен». Назначение классу документов этапов прохождения и возможных состояниях на этапах производится администратором системы. Для этого следует в меню Переход кликнуть на «Управление документооборотом». В системе управления документооборотом необходимо выбрать нужный класс документов, добавить этапы прохождения документов выбранного класса и возможные состояния на этапах. Каждому пользователю в системе «КС» администратором системы выдаются права на возможность изменения состояний документов каждого класса.

В системе «КС» предусмотрены четыре возможных состояния на этапах прохождения .

  1. «Принят к исполнению» - подразумевается состояние, при котором можно редактировать документ.
  2. «Выполнен» - подразумевается состояние, при котором работа с документом завершена, документ становится доступным для совершения над ним действия на следующем этапе маршрута прохождения. Как правило, в этом состоянии документ оказывает воздействие на информационную среду системы.
  3. «Возвращен». По умолчанию применяется для всех этапов документооборота для возврата на первый этап. При необходимости, можно настроить какой угодно маршрут прохождения и возврата на каждый класс документов.
  4. «Аннулирован». Как правило аннулировать документ можно только на первом этапе (кто создал - тот и аннулировал). Документ из системы не удаляется. он становится невидимым в реестрах документов и может быть просмотрен с помощью Меню «История», расположенному в верхней части главной формы. Использовать аннулированный документ повторно можно только создав его копию, либо администратором системы с использованием специальных инструментальных средств. Перед аннулированием документа необходимо аннулировать ссылки на него в других документах. Чтобы найти сылки на текущий документ нужно открыть документ и через меню «Сервис - Состав/входимость» посмотреть список этих документов.

Это линейная последовательность прохождения документа по этапам. Задается при начальной настройке системы, может задаваться для каждого документа индивидуально.

В системе выстраивается цепочка этапов. Этапов может быть сколько угодно. Например:

  1. Разработка.
  2. Проверка.
  3. Согласование.
  4. Утверждение.

После того как будет выполнен последний этап документ приобретает статус ОПУБЛИКОВАН. В этом статусе он оказывает воздействие на другие документы системы.

  • sistema/dokumentooborot.txt
  • Последнее изменение: 2020/12/18 11:04
  • (внешнее изменение)