Содержание
Электронный документооборот в системе «КС»
Принципы, положенные в основу документооборота в системе «КС»
Каждому классу документов в системе «КС» может быть назначен свой маршрут прохождения, состоящий из этапов документооборота, а на каждом этапе назначены возможные состояния. Каждому классу документов назначается хотя бы один этап прохождения Разработка и возможные состояния на этом этапе: Принят к исполнению, Выполнен, Аннулирован.По умолчанию редактирование документа осуществляется на первом этапе «Разработка» в состоянии «Принят к исполнению». После создания и редактирования и сохранения параметров документ переводится в состояние «Выполнен». Назначение классу документов этапов прохождения и возможных состояниях на этапах производится администратором системы. Для этого следует в меню Переход кликнуть на «Управление документооборотом». В системе управления документооборотом необходимо выбрать нужный класс документов, добавить этапы прохождения документов выбранного класса и возможные состояния на этапах. Каждому пользователю в системе «КС» администратором системы выдаются права на возможность изменения состояний документов каждого класса.
Состояния документа
В системе «КС» предусмотрены четыре возможных состояния на этапах прохождения .
- «Принят к исполнению» - подразумевается состояние, при котором можно редактировать документ.
- «Выполнен» - подразумевается состояние, при котором работа с документом завершена, документ становится доступным для совершения над ним действия на следующем этапе маршрута прохождения. Как правило, в этом состоянии документ оказывает воздействие на информационную среду системы.
- «Возвращен». По умолчанию применяется для всех этапов документооборота для возврата на первый этап. При необходимости, можно настроить какой угодно маршрут прохождения и возврата на каждый класс документов.
- «Аннулирован». Как правило аннулировать документ можно только на первом этапе (кто создал - тот и аннулировал). Документ из системы не удаляется. он становится невидимым в реестрах документов и может быть просмотрен с помощью Меню «История», расположенному в верхней части главной формы. Использовать аннулированный документ повторно можно только создав его копию, либо администратором системы с использованием специальных инструментальных средств. Перед аннулированием документа необходимо аннулировать ссылки на него в других документах. Чтобы найти сылки на текущий документ нужно открыть документ и через меню «Сервис - Состав/входимость» посмотреть список этих документов.
Маршрут прохождения документа
Это линейная последовательность прохождения документа по этапам. Задается при начальной настройке системы, может задаваться для каждого документа индивидуально.
Этапы документооборота
В системе выстраивается цепочка этапов. Этапов может быть сколько угодно. Например:
- Разработка.
- Проверка.
- Согласование.
- Утверждение.
После того как будет выполнен последний этап документ приобретает статус ОПУБЛИКОВАН. В этом статусе он оказывает воздействие на другие документы системы.